A. DEFINISI DATA PRIBADI
Sesuai dengan Pasal 1 angka 1 UU PDP, yang dimaksud dengan Data Pribadi adalah data tentang orang perseorangan yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi secara tersendiri atau dikombinasi dengan informasi lainnya baik secara langsung maupun tidak langsung melalui sistem elektronik atau nonelektronik.
Beberapa istilah lain yang relevan dan digunakan dalam Kebijakan Privasi ini:
- Subjek Data Pribadi — orang perseorangan yang melekat pada Data Pribadi, misalnya perwakilan klien, peserta pelatihan, karyawan, konsultan, atau pelamar kerja.
- Pengendali Data Pribadi — setiap pihak yang menentukan tujuan dan melakukan kendali pemrosesan Data Pribadi; dalam konteks Kebijakan Privasi ini adalah PT Transforma Rekayasa dan Solusi.
- Prosesor Data Pribadi — setiap pihak yang melakukan pemrosesan Data Pribadi atas nama dan sesuai instruksi Pengendali Data Pribadi.
- Pemrosesan Data Pribadi — keseluruhan kegiatan yang meliputi perolehan, pengumpulan, pengolahan, penganalisisan, penyimpanan, perbaikan, pembaruan, penampilan, pengumuman, transfer, penyebarluasan, pengungkapan, dan/atau penghapusan atau pemusnahan Data Pribadi.
- Persetujuan — pernyataan kehendak Subjek Data Pribadi atas pemrosesan Data Pribadi yang berkaitan dengan dirinya, yang diberikan secara tertulis atau terekam.
- Pelindungan Data Pribadi — keseluruhan upaya untuk melindungi Data Pribadi dalam rangkaian pemrosesan Data Pribadi guna menjamin hak konstitusional Subjek Data Pribadi.
B. JENIS DATA PRIBADI
B.1 Kategori Data Pribadi Menurut UU PDP
Pasal 4 UU PDP membagi Data Pribadi menjadi dua kategori:
- Data Pribadi bersifat umum, meliputi: nama lengkap; jenis kelamin; kewarganegaraan; agama; status perkawinan; dan/atau Data Pribadi yang dikombinasikan untuk mengidentifikasi seseorang.
- Data Pribadi bersifat spesifik, meliputi: data dan informasi kesehatan; data biometrik; data genetika; catatan kejahatan; data anak; data keuangan pribadi; dan/atau data lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Data Pribadi bersifat spesifik memerlukan tindakan pengamanan yang lebih tinggi dalam pemrosesannya sebagaimana diatur dalam Pasal 23 UU PDP.
B.2 Data Pribadi yang Diproses oleh Transforma
Sesuai dengan lingkup jasa konsultasi TI GRC dan pelatihan yang dijalankan, Transforma memproses Data Pribadi berikut, dikelompokkan berdasarkan kategori Subjek Data Pribadi:
| Kategori Subjek Data Pribadi | Jenis Data Pribadi yang Diproses |
|---|---|
| Klien dan Calon Klien (perwakilan organisasi/instansi) | Nama, jabatan, nama instansi/unit kerja, alamat kantor, alamat surel (email) kantor, nomor telepon/WhatsApp kantor, dan tanda tangan pada dokumen kontrak, proposal, atau berita acara. |
| Peserta Pelatihan dan Kandidat Sertifikasi | Nama lengkap, nomor identitas kependudukan (bila dipersyaratkan lembaga sertifikasi), tempat dan tanggal lahir, alamat surel, nomor telepon, riwayat pendidikan/pekerjaan, hasil ujian/asesmen, dan foto untuk keperluan penerbitan sertifikat. |
| Karyawan dan Konsultan Transforma | Data identitas kependudukan, riwayat pendidikan dan pekerjaan, data rekening bank untuk penggajian, NPWP, data kepesertaan BPJS Kesehatan/Ketenagakerjaan, dan data evaluasi kinerja. |
| Pelamar Kerja | Nama, data kontak, riwayat pendidikan dan pengalaman kerja (curriculum vitae), serta hasil wawancara/asesmen rekrutmen. |
| Pengunjung Situs Web dan Media Sosial Resmi | Alamat IP, jenis perangkat dan peramban (browser), data interaksi (cookies), serta data yang dikirimkan secara sukarela melalui formulir kontak. |
| Mitra dan Vendor (perseorangan) | Nama, jabatan, dan data kontak korespondensi untuk keperluan kerja sama. |
Catatan: Transforma tidak secara khusus meminta atau memproses Data Pribadi bersifat spesifik (mis. data kesehatan, biometrik, atau genetika), kecuali sepanjang diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku (mis. data kepesertaan BPJS Kesehatan karyawan), dan pemrosesan tersebut akan tetap tunduk pada langkah pengamanan tambahan sesuai Pasal 23 UU PDP.
C. LEGALITAS PEMROSESAN DATA PRIBADI
C.1 Dasar Pemrosesan
Sesuai Pasal 20 ayat (2) UU PDP, setiap Pemrosesan Data Pribadi oleh Transforma didasarkan pada satu atau lebih dasar pemrosesan berikut:
- Persetujuan eksplisit dari Subjek Data Pribadi untuk satu tujuan tertentu atau lebih yang telah disampaikan Transforma kepada Subjek Data Pribadi (mis. pendaftaran pelatihan, berlangganan informasi/newsletter);
- Pemenuhan kewajiban perjanjian, dalam hal Subjek Data Pribadi merupakan salah satu pihak, atau untuk memenuhi permintaan Subjek Data Pribadi sebelum dilakukannya perjanjian (mis. penyusunan proposal dan kontrak jasa konsultasi/pelatihan);
- Pemenuhan kewajiban hukum Transforma sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan (mis. kewajiban perpajakan, ketenagakerjaan, dan pelaporan kepada instansi berwenang);
- Pemenuhan perlindungan kepentingan yang vital Subjek Data Pribadi (mis. keadaan darurat kesehatan dan keselamatan di lokasi kerja atau pelatihan);
- Pelaksanaan tugas dalam rangka kepentingan umum, pelayanan publik, atau pelaksanaan kewenangan Transforma berdasarkan peraturan perundang-undangan, khususnya sehubungan dengan dukungan Transforma terhadap program transformasi digital instansi pemerintah;
- Pemenuhan kepentingan sah lainnya (legitimate interest) dengan memperhatikan tujuan, kebutuhan, dan keseimbangan antara kepentingan Transforma dengan hak Subjek Data Pribadi (mis. keamanan sistem informasi, pencegahan kecurangan, dan peningkatan mutu layanan).
C.2 Tujuan Pemrosesan
Data Pribadi diproses oleh Transforma untuk tujuan-tujuan berikut:
| Tujuan Pemrosesan | Contoh Kegiatan Terkait |
|---|---|
| Penyediaan jasa konsultasi TI GRC | Pelaksanaan asesmen, penyusunan dokumen kepatuhan, dan komunikasi proyek dengan tim klien. |
| Penyelenggaraan pelatihan dan sertifikasi | Pendaftaran peserta, presensi, penilaian, dan penerbitan sertifikat. |
| Administrasi kontrak dan keuangan | Penyusunan proposal/kontrak, penerbitan invoice, dan proses pembayaran. |
| Manajemen sumber daya manusia | Rekrutmen, penggajian, serta pengembangan karyawan dan konsultan. |
| Komunikasi dan pengembangan bisnis | Korespondensi proyek, undangan acara, dan informasi layanan (dengan persetujuan). |
| Kepatuhan hukum dan regulasi | Pelaporan pajak dan ketenagakerjaan, serta pemenuhan permintaan resmi otoritas berwenang. |
| Keamanan informasi | Pengelolaan hak akses sistem, pencatatan log audit, dan pencegahan insiden keamanan informasi. |
| Pengembangan mutu layanan | Survei kepuasan klien dan peserta pelatihan, serta evaluasi mutu layanan secara internal. |
D. PENGENDALIAN DAN TRANSFER DATA PRIBADI
Transforma bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi atas seluruh Data Pribadi yang diperoleh dan diproses sehubungan dengan kegiatan usahanya. Sebagai Pengendali Data Pribadi, Transforma bertanggung jawab menentukan tujuan dan cara Pemrosesan Data Pribadi, serta menerapkan langkah teknis dan organisasional yang memadai untuk melindungi Data Pribadi sesuai prinsip Pelindungan Data Pribadi dalam Pasal 16 UU PDP, yaitu diproses secara terbatas dan spesifik, sah secara hukum, dan transparan; sesuai dengan tujuannya; akurat, lengkap, tidak menyesatkan, dan mutakhir; dijaga kerahasiaan dan keamanannya; serta dihapus atau dimusnahkan setelah masa retensi berakhir atau atas permintaan Subjek Data Pribadi sesuai ketentuan yang berlaku.
Transforma tidak melakukan transfer Data Pribadi — baik di dalam wilayah maupun ke luar wilayah Negara Republik Indonesia — kepada Pengendali Data Pribadi lain atau pihak ketiga di luar lingkungan internal Transforma. Data Pribadi hanya diakses oleh personel internal Transforma yang berwenang, berdasarkan prinsip kebutuhan untuk mengetahui (need-to-know) sesuai fungsi dan tanggung jawab masing-masing dalam struktur organisasi Transforma.
Transforma hanya akan mengungkapkan Data Pribadi kepada pihak di luar Transforma dalam hal:
- terdapat Persetujuan eksplisit dari Subjek Data Pribadi yang bersangkutan untuk pengungkapan dimaksud; atau
- diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan, atau atas permintaan resmi dari aparat penegak hukum maupun otoritas yang berwenang, sesuai dengan prosedur hukum yang berlaku.
Catatan: Penggunaan sistem/infrastruktur teknologi informasi milik pihak penyedia layanan (mis. layanan surel, penyimpanan dokumen, atau perangkat lunak perkantoran) yang dioperasikan atas instruksi dan di bawah kendali Transforma untuk mendukung operasional internal, tidak dikategorikan sebagai transfer Data Pribadi kepada Pengendali Data Pribadi lain, sepanjang penyedia layanan tersebut bertindak sebagai Prosesor Data Pribadi yang tunduk pada instruksi Transforma. Transforma melakukan evaluasi berkala atas pengaturan ini agar tetap konsisten dengan ketentuan Pasal 56 UU PDP mengenai transfer Data Pribadi, khususnya apabila di kemudian hari terdapat perubahan arsitektur sistem yang melibatkan penempatan data pada server di luar wilayah Indonesia.
E. HAK ANDA SEBAGAI SUBJEK DATA PRIBADI
Sesuai dengan Pasal 5 sampai dengan Pasal 14 UU PDP, Anda sebagai Subjek Data Pribadi memiliki hak-hak berikut sehubungan dengan Data Pribadi Anda yang diproses oleh Transforma:
- Hak atas Informasi dan Akses
Anda berhak mendapatkan informasi mengenai kejelasan identitas, dasar kepentingan hukum, tujuan permintaan dan penggunaan Data Pribadi, serta akuntabilitas Transforma sebagai pihak yang meminta Data Pribadi Anda (Pasal 5 UU PDP). Anda juga berhak mendapatkan akses dan memperoleh salinan Data Pribadi Anda yang diproses oleh Transforma (Pasal 7 UU PDP).
- Hak atas Perbaikan Data
Anda berhak melengkapi, memutakhirkan, dan/atau memperbaiki kesalahan dan/atau ketidakakuratan Data Pribadi Anda yang diproses oleh Transforma (Pasal 6 UU PDP).
- Hak untuk Mendapatkan, Menggunakan, dan/atau Mengirimkan Data Pribadi ke Pihak Lain
Anda berhak memperoleh dan menggunakan Data Pribadi Anda dari Transforma dalam bentuk yang sesuai dengan struktur dan/atau format yang lazim digunakan atau dapat dibaca oleh sistem elektronik, serta berhak mengirimkan Data Pribadi tersebut kepada Pengendali Data Pribadi lain, sepanjang sistem yang digunakan saling terhubung secara aman sesuai prinsip Pelindungan Data Pribadi (Pasal 13 UU PDP).
- Hak untuk Mengakhiri Pemrosesan, Menghapus, dan/atau Memusnahkan Data Pribadi
Anda berhak meminta Transforma untuk mengakhiri Pemrosesan, menghapus, dan/atau memusnahkan Data Pribadi Anda, kecuali ditentukan lain oleh peraturan perundang-undangan, misalnya kewajiban retensi dokumen keuangan atau perpajakan (Pasal 8 UU PDP).
- Hak untuk Menarik Persetujuan
Untuk Pemrosesan yang didasarkan pada Persetujuan, Anda berhak menarik kembali Persetujuan yang telah diberikan sewaktu-waktu. Penarikan Persetujuan tidak memengaruhi keabsahan Pemrosesan Data Pribadi yang telah dilakukan sebelum penarikan tersebut (Pasal 9 UU PDP).
- Hak untuk Mengajukan Keberatan atas Hasil Pemrosesan Otomatis
Anda berhak mengajukan keberatan atas tindakan pengambilan keputusan yang hanya didasarkan pada Pemrosesan secara otomatis, termasuk pemrofilan (profiling), yang menimbulkan akibat hukum atau berdampak signifikan bagi Anda (Pasal 10 UU PDP).
- Hak untuk Menunda atau Membatasi Pemrosesan
Anda berhak meminta penundaan atau pembatasan Pemrosesan Data Pribadi Anda secara proporsional, misalnya selama Anda mengajukan keberatan atas akurasi data atau legalitas Pemrosesan yang dilakukan (Pasal 11 UU PDP).
- Hak Lainnya sesuai Peraturan Perundang-undangan
Termasuk namun tidak terbatas pada hak untuk mengajukan gugatan dan menerima ganti rugi atas pelanggaran Pemrosesan Data Pribadi (Pasal 12 UU PDP), serta hak-hak lain sebagaimana diatur dalam UU PDP dan peraturan pelaksanaannya.
Anda dapat menggunakan hak-hak di atas dengan menghubungi Transforma melalui kanal yang dicantumkan pada Bagian H Kebijakan Privasi ini. Transforma akan menindaklanjuti permohonan Anda dalam jangka waktu yang wajar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Catatan: Sesuai Pasal 15 UU PDP, sebagian hak Subjek Data Pribadi di atas dapat dikecualikan dalam hal-hal tertentu yang diatur oleh peraturan perundang-undangan, misalnya untuk kepentingan pertahanan dan keamanan nasional atau kepentingan penegakan hukum, sepanjang dilaksanakan sesuai dengan ketentuan Undang-Undang.
F. JANGKA WAKTU PEMROSESAN DATA PRIBADI
Transforma memproses dan menyimpan Data Pribadi hanya selama diperlukan untuk mencapai tujuan Pemrosesan sebagaimana dijelaskan pada Bagian C, atau selama diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku, mana yang lebih lama di antara keduanya.
| Kategori Data Pribadi | Jangka Waktu Retensi (indikatif) |
|---|---|
| Data kontrak dan dokumen proyek klien | Selama masa perikatan ditambah 10 (sepuluh) tahun setelah berakhirnya perikatan, sejalan dengan kewajiban penyimpanan dokumen perusahaan berdasarkan UU No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan. |
| Data keuangan dan perpajakan | Sesuai ketentuan peraturan perpajakan yang berlaku, paling singkat 10 (sepuluh) tahun. |
| Data peserta pelatihan dan sertifikasi | Selama diperlukan untuk keperluan verifikasi sertifikat, paling lama sesuai masa berlaku skema sertifikasi terkait. |
| Data karyawan dan konsultan | Selama masa hubungan kerja/kontrak, ditambah jangka waktu sesuai ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku. |
| Data pelamar kerja yang tidak diterima | Paling lama 1 (satu) tahun sejak proses rekrutmen berakhir, kecuali disetujui lain oleh pelamar. |
| Data pemasaran/berlangganan informasi | Sampai dengan Persetujuan ditarik kembali oleh Subjek Data Pribadi. |
| Data cookie/analitik situs web | Sesuai pengaturan cookie pada peramban (browser) Anda, umumnya tidak lebih dari 12 (dua belas) bulan. |
Setelah jangka waktu retensi berakhir dan tidak terdapat dasar hukum lain yang mewajibkan Transforma mempertahankan Data Pribadi, Transforma akan menghapus dan/atau memusnahkan Data Pribadi tersebut secara aman, baik dalam bentuk elektronik maupun nonelektronik, sesuai dengan prinsip Pelindungan Data Pribadi dalam Pasal 16 UU PDP.
G. PERUBAHAN KEBIJAKAN PRIVASI
Transforma dapat sewaktu-waktu meninjau dan memperbarui Kebijakan Privasi ini untuk menyesuaikan dengan perkembangan peraturan perundang-undangan, praktik bisnis, maupun teknologi yang digunakan. Setiap perubahan yang bersifat material akan diinformasikan melalui situs web resmi dan/atau kanal komunikasi resmi Transforma lainnya, disertai tanggal pembaruan terbaru.
Kami menganjurkan Anda untuk meninjau Kebijakan Privasi ini secara berkala. Penggunaan layanan Transforma yang berkelanjutan setelah perubahan tersebut berlaku efektif dianggap sebagai persetujuan Anda atas perubahan dimaksud, kecuali ditentukan lain oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku.
| Versi | Tanggal Berlaku Efektif | Ringkasan Perubahan |
|---|---|---|
| 1.0 | 18 Agustus 2026 | Penerbitan awal Kebijakan Privasi. |
H. HUBUNGI TRANSFORMA
Jika Anda memiliki pertanyaan (FAQ), kritik, atau saran mengenai Kebijakan Privasi ini, atau ingin menggunakan hak Anda sebagai Subjek Data Pribadi sebagaimana dijelaskan pada Bagian E, silakan hubungi kami melalui kanal berikut:
Layanan Umum / Kritik dan Saran
- PT Transforma Rekayasa dan Solusi
- Alamat kantor : Surapati Core C15, Jl. PHH Mustofa 39, Bandung, 40192
- Surel (email) layanan umum : [email protected]
- Telepon/WhatsApp : 022-87241325 (Lidia), 0822 1885 8642 (Hendrik)
- Situs web resmi : www.transforma.co.id
Petugas Pelindungan Data Pribadi (Data Protection Officer)
Sesuai dengan Pasal 53 UU PDP, Transforma menunjuk petugas yang melaksanakan fungsi Pelindungan Data Pribadi untuk memastikan kepatuhan Pemrosesan Data Pribadi, memberikan saran terkait penilaian dampak Pelindungan Data Pribadi, memantau pelaksanaan kebijakan ini, serta menjadi penghubung antara Transforma dengan Subjek Data Pribadi maupun otoritas Pelindungan Data Pribadi yang berwenang.
- Surel khusus Pelindungan Data Pribadi: [email protected] ; [email protected]
- Nama/Fungsi Penanggung Jawab : Lidia (Mgr Adm) ; Hendrik (HR)
Transforma akan menindaklanjuti setiap pertanyaan, keluhan, maupun permohonan penggunaan hak Subjek Data Pribadi dalam jangka waktu yang wajar sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, dan akan memberikan tanggapan tertulis kepada pemohon.