Strategi Peningkatan Layanan Manajemen Dokumen Elektronik & Kecukupan Tata Kelola (5-6 Okt 2016)
LATAR BELAKANG
Gartner, suatu lembaga riset TI independen & terpercaya di dunia, menemukan fakta menarik tentang topologi Informasi yang ada disemua perusahaan: 80 % informasi bisnis ternyata ternyata berada dalam format informasi yang tak terstrukur, informasi-informasi bisnis yang tidak tersimpan dalam transaksi-transkasi bisnis di aplikasi bisnis berbasis database relasional, namun umumnya masih tersimpan dalam bentuk konten dokumen. Namun sayangnya, pengelolaan 80 % potensi informasi yang sangat bernilai di dalam dokumen bisnis perusahaan tersebut jarang menjadi prioritas utama untuk dikelola. Bahkan kami menemukan utilisasi penggunaan sistem manajemen dokumen elektronik tak sampai 10 % di hampir semua instansi lembaga pemerintahan maupun BUMN. Padahal dokumen adalah aset informasi yang paling intensif digunakan dalam operasional kerja kritikal di lembaga-lembaga tersebut.
Manajemen Dokumen Elektronik adalah perpaduan antara strategi, metodologi dan teknologi yang diperlukan untuk mengarsipkan, mengelola, menyimpan, mempertahankan dan mendistribusikan dokumen bisnis secara elektronik untuk menunjang proses bisnis. Manajemen Dokumen Elektronik melibatkan proses pemeliharaan dokumen sedemikian hingga informasi yang berada dalam dokumen tersebut bisa teroptimalkan untuk diproduksi, dipakai bersama, diorganisasikan dan tersimpan secara efisien dan aman untuk menunjang proses bisnis. Karena terkait erat dengan proses bisnis, perumusan strategi TI yang tepat dalam mengelola dokumen elektronik perlu dipetakan keselarasannya dengan proses bisnis yang sudah berjalan di suatu perusahaan. Karena terkait erat dengan proses bisnis, pengelolaan dokumen bisnis secara elekronik bukan hanya menuntut perubahan dalam TI, namun juga organisasi yang menggunakan dokumen bisnis tersebut.
Ada tiga hal kunci yang perlu diperhatikan dalam merencanakan dan mengembangkan Manajemen Dokumen Elektronik yang selaras dengan kebutuhan proses bisnis:
- Konten: Fokus pada Aset Informasi utama yang selaras dengan strategi & proses bisnis
- Proses: Integrasikan pengelolaan manajemen dokumen elektronik dalam memperkaya proses bisnis
- People: keberadaan Manajemen Dokumen Elektronik harus mendorong proses bisnis yang lebih kolaboratif dan inovatif antar stakeholder bisnis secara lintas organisasi.
OBJEKTIF
- Peserta memahami esensi Manajemen Dokumen Elektronik.
- Peserta memahami core knowledge yang dibutuhkan untuk meningkatkan kualitas layanan pengelolaan manajemen dokumen elektronik di organisasi masing-masing.
- Peserta dapat menyusun strategi perbaikan/ peningkatan layanan.
- Peserta mampu merancang serta mengimplementasikannya.
- Peserta mampu menjalankan operasional serta melaksanakan perbaikan yang berkelanjutan.
TARGET PESERTA
Kepala Perencanaan TI, Kepala Pengembangan TI, Kepala Operasional TI, Kepala dan Tim Divisi Kearsipan, Corporate Secretary, Koordinator Knowledge Management, Kepala dan Tim Divisi Legal, ataupun unit-unit pelaksana Teknis yang secara intensif menggunakan dokumen secara elektronik dalam operasional kerjanya.
INVESTASI
Rp. 3.960.000,- (Include PPN), di luar biaya akomodasi penginapan
AGENDA
Pelatihan dilaksanakan secara fullday mulai dari jam 09.00 s.d. 16.00.
Rabu, 5 Oktober 2016
- Sesi 1: Konsep, Kerangka Kerja, Nilai-Manfaat Bisnis dari Manajemen Dokumen Elektronik
- Sesi 2: Analisa Strategis Tingkat Kebutuhan Bisnis dengan metodologi Document Management Capability Maturity Model
- Sesi 3: Penyusunan Strategi Teknologi Manajemen Dokumen Elektronik: Cetak Biru Arsitektur Teknologi (Capture, Manage, Store, Preserve, Deliver & Retrieve) & Evaluasi Pemilihan Produk
- Sesi 4: Penyusunan Roadmap implementasi Manajemen Dokumen Elektronik yang selaras dengan proses Bisnis
Kamis, 6 Oktober 2016
- Sesi 5: Penyusunan Model Operasi Document Content Governance (Struktur Organisasi, Standar & Kebijakan Data, SOP, Pengukuran Indikator Kinerja)
- Sesi 6: Permodelan pengorganisasian konten dokumen (Taksonomi & Metadata Konten)
- Sesi 7: Manajemen Proyek & Prosedur Pengembangan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik
- Sesi 8: Resume Aktivitas: Perencanaan, Implementasi, Operasionalisasi sistem Manajemen Dokumen Elektronik
UNDUHAN (Pelatihan Bulan Oktober-Desember 2016)