Bahasa Bisnis: Teknik “Menjual” Program TI

Berapa lamakah dewan direksi atau dewan komisaris kira-kira punya waktu untuk mendengarkan sebuah usulan rencana-rencana TI? 1 jam? 30 menit? 15 menit? Berapa lamakah kita mempersiapkan rencana presentasi rencana program atau proyek TI strategis kita?

Sepertinya pertanyaan di atas remeh. Tapi percayalah, semakin pendek waktu yang dimiliki dewan direksi atau dewan komisaris, dan semakin lama waktu yang dibutuhkan oleh orang TI untuk presentasi, maka bersiap-siaplah tak akan ada program atau proyek TI strategis TI yang akan disetujui.

Masalahnya seringkali cuma satu: BAHASA

Orang-orang TI seperti kita ini by nature akan menggunakan istilah-istilah TI ketika berbicara dengan manajemen. Tapi mari kita renungkan percakapan singkat berikut ini:

Manajemen: Ya, silakan presentasikan usulan program ERP itu.

Orang TI: Begini pak. Kalau ERP ini kita implementasi, maka kita akan punya sistem yang terintegrasi. Data-data kita lebih aman karena akan terkonsentrasi di kantor pusat, sehingga lebih mudah mengontrolnya. Pemeliharaan sistem TI secara keseluruhan akan lebih mudah. Kita akan lebih punya daya saing.

Manajemen: hmmm….. Saya nggak ngerti teknisnya. Tapi apa manfaat ERP untuk bisnis ini? Bukankah dengan kondisi sekarang kita tetap tumbuh, bisnis kita sehat dan kita saat ini terus leading di market? Mengapa saya harus mengeluarkan uang untuk ERP? Mana perhitungannya bahwa kalau saya keluarkan uang untuk itu maka bisnis ini memang akan semakin baik?

Orang TI: Gubrak……..

Ini masalah serius. Karena kalau TI tak lagi punya program atau proyek strategis, tidak ada yang menarik di dunia TI itu. Tiap hari kita hanya akan berkutat pada hal-hal teknis yang sebenarnya tak punya kontribusi signifikan atas bisnis.

***

Dalam sebuah sharing dengan manajemen TI salah satu perusahaan, sebagai awal dari pembahasan Corporate IT Security dibahas topik sederhana: bahasa apa yang tepat untuk IT Security sehingga manajemen memiliki persepsi bahwa IT Security itu penting? RISIKO BISNIS!!! Manajemen tidak akan suka mendengar berbagai terminologi teknis, tetapi akan membuka mata dan telinga ketika mendengar bahwa yang dikelola adalah risiko bisnis. Risiko-risiko di berbagai aset TI akan lebih menarik jika dipresentasikan dalam risiko-risiko proses bisnis.

Mengapa program atau proyek TI seringkali sulit mendapatkan sponsorship dan persetujuan investasi dari manajemen? Kesalahan paling mendasar yang sering dilakukan oleh orang TI adalah terlalu asyik tenggelam dalam menyusun arsitektur TI yang indah dan komprehensif, sampai lupa bagaimana membahasakannya kepada manajemen yang awam terhadap TI.

Dan bahasa yang dimengerti oleh manajemen adalah BENEFIT. Mengapa program ini strategis, apa kaitannya dengan strategi bisnis perusahaan? Apa benefitnya terhadap perusahaan: tangible dan intangible? Berapa cost-nya? Apakah rasio benefit/cost masuk akal? Bahasa seperti ini lebih disukai manajemen, dan bisa disampaikan dengan singkat, lugas dan meyakinkan dalam waktu yang tak terlalu lama. Detailnya? Percayalah, kalau manajemen sudah tertarik bahasa benefit ini, detail bisa carai lain waktu yang lebih lega atau bahkan mempercayakannya saja kepada orang TI.